موضوع مقاله

ارائه روش های گردش عملیات

مفهوم کلی گردش عملیات و مدیریت عملیاتی سازمان چیست؟

در یک کسب و کار بخش‌های مختلف مشغول فعالیت هستند. به طور مثال در یک شرکت بخش مالی بر روی دارایی، سرمایه گذاری، حقوق کارمندان و گردش نقدینگی تمرکز دارد.

یکی از بخش‌های حائز اهمیت در سازمان، مدیریت گردش عملیات است.

مدیریت گردش عملیات مشمول کلیه فرایندهایی می‌شود که یک ماده اولیه به تحویل یک محصول منتهی می‌گردد.

بدین ترتیب آگاهی از اصول مدیریت عملیات برای مدیران کارآمد امری ضروری تلقی می‌شود.

مدیریت گردش عملیات بخشی از مدیریت در رابطه با طراحی و مدیریت زنجیره تامین، محصولات، خدمات و فرایندها می‌باشد.

به عبارتی دیگر مدیریت عملیات دربردارنده مسائل جزئی و کلی در حوزه کسب و کار است.

مدیریت گردش عملیات سازمان یکی از دروس اجباری و اصلی رشته MBA به شمار می رود. در این درس به اجرای فعالیت‌های اصلی سازمان به صورت بهینه تاکید می‌شود.

بهتر است بدانید که مدیریت عملیاتی سازمان یک برنامه کوتاه مدت محسوب می‌شود. این برنامه کوتاه مدت نیاز مراجعه زیر دستان به مدیران را در راستای دریافت وظایف کاهش می‌دهد. علاوه بر این، مدیریت گردش عملیات باعث می‌شود تا مدیران یک سازمان برای نظارت بر کارکرد زیر دستان، کمتر به بخش کارکنان مراجعه کنند.

 

تعریف گردش کار چیست و چه مفهومی دارد ؟

گردش کار یا workflow به مجموعه فعالیت‌های مرتبط و پیوسته‌ای اطلاق می‌شود که برای تکمیل یک کار ضروری است. هر مرحله در این فرآیند، به جز اولین و آخرین مرحله، یک مرحله خاص قبل و بعد از خود دارد که به ترتیب انجام می‌شوند.

در یک گردش کار خطی، معمولا یک رویداد خارجی، مرحله اول را آغاز می‌کند. با این حال، اگر مدیریت گردش کار ساختار حلقه ای داشته باشد، تکمیل آخرین مرحله معمولا باعث راه‌اندازی مجدد مرحله اول می‌شود.

 

فرآیندهای عملیاتی

یکی از ملزومات بهبود فرآیند در سازمان به کارگیری درست فرآیندهای عملیاتی است حالا میخواهیم در مورد هماهنگ ­کردن فرایندهای عملیاتی با برنامه نویسی فرانت ­اند (Front End) به منظور فعلیت­ بخشیدن به آرمان کسب ­و کار صحبت کنیم.

ارتباط با مشتری امری ضروری است، محصول و خدمات باکیفیت امری لازم است، مدل اقتصادی نوآورانه اجتناب ­ناپذیر است،‌ اما اگر فرایندهای عملیاتی نباشد همه­ ی آن ها بدون فایده هستند. فرایندهای عملیاتی آخرین گام ضروری در ترجمان استراتژی تجاری به واقعیت است. چه فرایندهای عملیاتی موجود را بهبود دهیم و چه برای بازتعریف کامل استراتژی تمهیدات عملیاتی بیندیشیم، اگر فرایندهای عملیاتی درست را به کار نبریم نتیجه­ ی مطلوب حاصل نخواهد شد.

در جلسات کارگروه گردهمایی اقتصاد جهانی به زودی معلوم شد که به کارگیری فرایندهای عملیاتی درست در جهان دیجیتال کار دشواری است. تقریباً تردیدی نیست که تا به امروز، در سرمایه ­گذاری دیجیتال هدر رفت پول بیشتر از کسب درآمد بوده و اکثر این پول ­ها هم در فرایندهای عملیاتی هزینه می­ شود. سرمایه ­گذاری درست، انتخاب بهترین تکنولوژی و پیداکردن شایسته­ ترین فروشنده ­ها چالش­ های اولیه است. تلفیق آن تکنولوژی های دیجیتال و شیوه­ های کاری با فرایندهای مدیریت گردش عملیات  موجود چالش­ های بعدی است. تا همین جا جلو رفتن هم کار سختی است، حتی برنامه ­ریزی ­های دقیق هم به ندرت آن ارزش­ آفرینی که ظرفیتش را دارند محقق می­ کنند.

تکنولوژی های دیجیتال می­ توانند فرایندهای گردش عملیات  را انعطاف­ پذیر کنند و به شرکت اجازه دهند با گذر زمان متحول شود و در فضای رقابتی موجود ممتاز گردد. شرکت ­ها با تکنولوژیهای دیجیتال، محصولات خود را سفارشی ­سازی کنند و با ارتقا نرم­ افزارها کارکردهایی به سخت ­افزار موجود بیفزایند. تسلا با خودروهای خود همین کار را می­ کند، یعنی با ارتقا نرم ­افزار، قدرت اسب بخار یا قدرت باتری خودردو ها را افزایش می ­دهد. در مورد اپل هم باید گفت توانایی این شرکت در هماهنگ ­سازی زنجیره ­ی بزرگ و پیچیده­ ی عرضه ­ی محصول و بسیج این زنجیره هنگام عرضه­ ی محصول جدید، مؤلفه ­ی کلیدی هر چند کمتر شناخته ­شده ­ی موفقیت شرکت است.

دخالت دادن تکنولوژی دیجیتال در فرایندهای عملیاتی شرکت موجب طرح چند پرسش بغرنج می ­شود. کدام بخش یا بخش ­ها از فرایندهای عملیاتی شرکت را باید درون سازمانی کرد و در تصرف شرکت داشت و کدام بخش یا بخش­ ها را برون ­سپاری کرد یا به شبکه­ ای از اشخاص ثالث سپرد. سنسورهای انبار یا الگوریتم ­هایی که داده ­های سنسور را به اطلاعات مفید تبدیل می ­کنند می­ توانند نقطه­ ی آغاز برای نوآوری محصول جدید یا دگرگونی استراتژیک باشند. اما آیا آن شرکت می­ خواهد در سنسورها یا هوش مصنوعی پیشتاز باشد یا بهتر است در نوآوری های مربوط به طراحی اکوسیستم فعالیت کند؟

وقتی نوآوری می­ آید، سنت باید برود. به منظور پرهیز از پیچیدگی مضاعف و ساختار هزینه ­کرد مضاعف، تحول حقیقی در فرایندهای عملیاتی مستلزم آن است که با ورود ظرفیت­ها و امکانات نو، ظرفیت ­ها و امکانات قدیمی کنار گذاشته شوند. به ­همین ترتیب، فرایند های بالادستی و پایین ­دستی باید بازطراحی شوند تا ارزش کامل سرمایه گذاری دیجیتال به فعلیت درآید. در بسیاری از سرمایه­ گذاری های دیجیتال وضع این ­گونه است که شرکت­ ها اول فرایندهای موجود را ساده می ­کنند و آنگاه تکنولوژی های دیجیتال جدید را به کار می ­برند تا ساختار جدید را حمایت کنند.

 

فرآیند های عملیاتی (OP) در مقایسه با فرآیندهای کسب و کار (BP)

معمولا فرایندهای کسب و کار(Business Process) نسبت به فرآیندهای عملیاتی (Operational Processes) انتزاعی تر و توصیفی تر هستند. غالبا در فرآیندهای عملیاتی ماشین ها نقش قابل انکار دارند. یعنی فرآیندهای عملیاتی شامل لایه های ماشینی نیز می شوند. مثالی که در اینجا می توان مطرح کرد یک خط تولید است. یک خط تولید خودرو در حقیقت شامل یک فرآیند عملیاتی است که در درون آن سیستم های کنترل، حسگر ها، تجهیزات و امکانات و همچنین نیروی انسانی درگیر هستند.

اولویت اول تحول دیجیتال بر روی دیجیتالی کردن فرآیند های عملیاتی است که به گونه ای که تمام لایه های یک صنعت را دربر بگیرد. از منظر تحول دیجیتال، دیجیتالی کردن فرآیندهای کسب و کار اقدامات مهم و البته اولویت دوم در یک صنعت است و نیازمند نزدیکتر شدن آنها به لایه ماشین است.

بنابراین تحول در فرآیند های عملیاتی نقش مهمی را در تحول دیجیتال ایفا می کند. متخصصان علم مدیریت در سازمان ها بر این باور هستند که تحول دیجیتال در فرآیند های عملیاتی سازمان (Operational Process) می تواند موجب ایجاد تحول و افزایش بهره وری در سازمان شود.

 

 

اجزای اصلی گردش کار چیست؟

در هر ورک فلو 4 جزء اساسی وجود دارد:

  • ورودی (Input): این عنصر که معمولاً شروع (Start) یا ماشه (Trigger) نیز نامیده می‌شود، تمام اطلاعات، مواد و منابع موردنیاز برای تکمیل هر مرحله از کار را شامل می‌شود.
  • تحول (Transformation): به اقدامات انجام شده برای انجام هر مرحله که به حرکت در مراحل متوالی یا موازی دیگر می‌انجامد، تحول، کار (Work) یا فعالیت (Activity) گفته می‌شود.
  • خروجی (Output): منظور از خروجی، نتیجۀ هر مرحله است که به عنصر «ورودی» برای مراحل بعدی در گردش کار تبدیل می‌شود.
  • عملگرها (Actors): افراد یا فناوری‌هایی که مسئول انجام کار هستند را عملگر می‌نامیم.

چطور می‌توان گردش کار طراحی کرد؟

تقریباً در همۀ سازمان‌ها یا کسب‌وکارها گردش کار وجود دارد. حتی اگر به خوبی تعریف نشده باشد یا هیچ‌کدام از کارمندان درک مشخصی از آن نداشته باشند.
 اما توجه داشته باشید، گردش‌ کارهایی که با تفکر طراحی می‌شوند و در ادامه به خوبی مدیریت می‌شوند، کارآمد هستند و واقعاً نتایج عالی از آن‌ها استخراج می‌شود. همچنین کمتر مستعد خطا هستند و به مرور زمان بهبود می‌یابند.

اما روند طراحی گردش کار چیست و چه مراحلی را شامل می‌شود؟

  1. شروع و نقطۀ پایان هر فرایند را مشخص کنید.
  2. هر مرحلۀ موردنیاز برای حرکت از نقطۀ شروع به نقطه پایان را فهرست یا نقشه‌برداری کنید.
  3. مشخص کنید آیا این وظایف باید به ترتیب خاصی انجام شوند؟ اگر چنین است، حواستان به ترتیب مراحل یا فرایندها باشد.
  4. منابع و کارکنانی که برای تکمیل هر مرحله موردنیاز است را تعیین و مستندسازی کنید.
  5. قوانین گردش کار یا توضیحات مربوط به هر فرایند را به نقشۀ خود اضافه کنید.
  6. گردش کار را اجرا کنید.

 

 

مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان (Workflow)

یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها و سازمان‌ها، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه می‏باشد. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و یا پیگیری‏های تلفنی و … ، هیچ‏کدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید، به‌عنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندهای سازمان دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخش‌های مختلف تقسیم شده و با زمان‌بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می‌شود.

در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است:
۱. مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می‌باشد.
۲. مدیریت زمانی که در این میان صرف می‌شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوط‌ی بعدی برسد.
برای دستیابی به این اهداف، ابتدا باید گردش کار و نحوه‌ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می‌بخشد.
مدیریت فرآیندها و گردش کار شماران با شناسایی نیازها و روند فرآیندها و در نظر گرفتن زمان‌بندی مناسب جهت اجرای امور، قادر خواهد بود که گردش کارهای متفاوتی را تعریف نماید.با ایجاد گردش کار، فرآیندهای سازمان به سادگی به‌صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران، بهره‌مندی از Intelligence Workflow جهت تعریف فرآیندهای شناسایی هوشمند است. در این فرآیند کاربر نیاز دارد که بر اساس پارامترهای موجود در سازمان همچون مهارت، حضور، ترتیب، حجم کار و … به‌صورت هوشمند و اتوماتیک شخص مورد نظر را جهت انجام کار انتخاب نماید که این نوع فرآیند می‌تواند تمام پارامترهای کاربر را در یک مدل هوشمند و رابطه‌ای دریافت نموده و در فرآیند اصلی جهت انتخاب کاربر انجام دهنده بگنجاند.

 

 

لطفاً برای تکمیل این فرم، جاوا اسکریپت را در مرورگر خود فعال کنید.
نام

پیام ارسال کنید

با ما در ارتباط باشید !

درباره ما :

ما از نوآوری و پیشرفت های جدید در فناوری و تجارت حمایت می­کنیم، ما خدماتی را ارائه می دهیم که سلامت، ایمنی، کیفیت و مدیریت را بهبود می­بخشد. به این ترتیب ما به موفقیت بیشتر مشتریان و ذینفعان خود کمک می­کنیم و همچنین عملکرد ما موجب اعتماد بیشتر به محصولات و خدمات ارائه دهندگان و ایجاد زنجیره های ارزش افزوده جهانی در جریان کالا می­گردد، تلاش ما کیفیت بالاتر زندگی را ایجاد می­نماید.

خدمت ما :

توسعه راه حل هایی برای رشد و ارتقاء سازمان ها به صورت پایدار است، ما معتقدیم که پیشرفت های اجتماعی و اقتصادی به طور ذاتی باهم در تعامل هستند.

پیوند مفید :

ما عملکرد محور هستیم و مسئولیت های خود را می­پذیریم و اشتباهات را فرصت هایی برای انجام بهتر آن در نظر می گیریم،جهت گیری عملکرد های ما، مرجع رضایت مشتریان و موفقیت کار ما است.

تماس با ما :

آدرس: میدان هفت تیر، خیابان بهارشیراز، خیابان سلیمان خاطر، ساختمان 37 طبقه 5 واحد 1
تلفن: 02188847964 – 02188847669