چرا اثربخشی سازمانی مهم است؟

وقتی به اثربخشی سازمان فکر می کنیم، احتمالاً به نمونه هایی از رهبران موفق همچون مارک زاکربرگ یا استیو جابز فکر می کنیم. اما در سطح سازمانی، تعریف اثربخشی به طور قابل توجهی دشوارتر است. داشتن یک کسب و کار موفق یک چیز است، اما موثر بودن یا نبودن آن چیز دیگری است.

اگر بهبود عملکرد سازمان شما درست و موثر باشد، موفقیت شما به میزان قابل توجهی افزایش می یابد. هرچه یک فعالیت سازمان مؤثرتر باشد، شانس بیشتری برای بقاء و شکوفایی در طول سال های پیشرو دارد. شما باید بدانید که اجرای فرایندهای سازمانی برای موثرتر شدن، می بایست چگونه باشد؟

متعهد باشید به اینکه این فرایندها برای بهبود، بطور مستمر باید مورد ارزیابی و بازنگری قرار گیرد و ضمناً این فرایندها باید حفظ مزیت رقابتی را بدنبال داشته باشند.

مطالعه ای توسط شرکت Bain & Company صورت گرفت و مقایسه جالبی بین تعهد مداوم به اثربخشی سازمانی و مجموعه ای از ابتکارات که ممکن است فقط به کاهش هزینه ها کمک کند، داشت. در این مطالعه، دو روش بهبود سلامتی برای فرد بررسی شد.

روش اول بر یک روال سالم خوردن غذا و ورزش منظم بود و روش دوم بر رژیم غذایی شدید تاکید داشت.

در این مطالعه نشان داده شد که اگر چه روش دوم در کوتاه مدت سریعتر جواب داد اما در درازمدت بسیار آسیب زا بود. بنابراین بخاطر داشته باشید که تعهد به بهبود مستمر عملکرد و اثربخشی سازمانی، بسیار بهتر از تغییرات شدید در سازمان در کوتاه مدت است.

شش مزیت اثربخشی سازمانی می تواند شامل موارد زیر باشد:

۱.بهبود مشارکت و عملکرد کارکنان؛ بهره وری کارکنان به طور مستقیم با نتایج و عملکرد شان مرتبط است. این به نوبه خود بر عملکرد نهایی سازمان تاثیر گذار است.

۲.مدیریت بهتر؛ این به معنای آموزش بهتر مدیر، افزایش ارتباطات بین مدیران و کارکنان، سیاست ها و رویه های به روز شده و موارد دیگر است.

۳.کاهش هزینه ها؛ اثربخشی در هر کسب و کاری می تواند هزینه ها را کاهش دهد. این صرفه جویی می تواند از هر بخشی که باعث اتلاف می شود حاصل شود خواه فرایندهای قدیمی، فناوری های منسوخ، گردش کار ناکارآمد و غیره باشد.

۴.بهبود تعامل و ارزش مشتری؛ یکی از اهداف اصلی هر کسب و کار، به حداکثر رساندن ارزش ارائه شده به مشتری و بهبود تجربه مشتریان است. با بهبود اثربخشی دپارتمان های مرتبط با مشتریان، مانند خدمات پشتیبانی و یا CRM کسب و کارها می توانند روابط خود با مشتریان را تقویت کرده و ارزش نهایی به مشتری را ارتقاء دهند.

۵.استفاده بهتر از فناوری؛ امروزه همه سازمان ها از راه حل های نرم افزار دیجیتال برای بهبود بهره وری استفاده می کنند، اما اغلب از آنها به خوبی استفاده نمی کنند. تلاش‌های موثر برای پذیرش فرهنگ تحول دیجیتال، می‌تواند جریان‌های کاری دیجیتال، بینش داده‌ها، فرایندهای کسب‌وکار، آموزش کارکنان و بسیاری از حوزه‌های تجاری دیگر را بهبود بخشد.

۶.کسب نتایج برجسته سازمانی؛ بر کسی پوشیده نیست که یک سازمان مؤثر، در دستیابی به اهداف و اولویت های استراتژیک خود بهتر عمل خواهد کرد و هر چه بهتر بتواند به اهداف خود دست یابد، قطعاً سود بیشتری خواهد داشت.

عوامل و متغیرهای مؤثر بر اثربخشی سازمانی:

• متغیرهای غیر رسمی: متغیرهای غیر رسمی، متغیرهای مستقلی هستند که می توانند توسط خود سازمان تغییر یابند، مانند سیاست ها، مهارت ها و رفتارهای مورد نیاز، استراتژی های کسب و کار و استراتژی های رهبری. متغیرهای غیر رسمی، می توانند مسیر توسعه را در یک سازمان مشخص کنند.
• متغیرهای مداخله گر: این متغیرها شامل، انگیزه، اهداف عملکرد، نگرش، وفاداری، و ادراک کارکنان از اهداف کلان کسب و کار و ظرفیت آن ها برای تصمیم گیری کارآمد است. متغیرهای مداخله گر، سلامت یک سازمان را نشان می دهند.
• متغیرهای نتیجه: این متغیرها، عبارتند از ضرر، هزینه، درآمد و بهره وری. متغیرهای نتیجه نهایی دستاوردهای یک سازمان را منعکس می کنند.