جهت تأمین مالی همایش می توان راه های مختلفی را امتحان کرد. می توانید برای حمایت مالی از دولت، شرکت ها یا دانشگاه ها کمک بخواهید. بسیاری از کنفرانس ها برای جبران هزینه های برگزاری، هزینه ای جهت شرکت در آن را در نظر می گیرند. با این حال، مطمئن شوید که این هزینه منطقی و مطابق با سایر کنفرانس های مشابه در این زمینه است. در غیر این صورت، ممکن است با استقبال مواجه نشود.
همایش یا سمینار (seminar) یک رویداد ویژه است که در آن تعدادی از افراد به دلیلی واحد جمع میشوند و معمولا هدف خاصی را دنبال میکند. خب، همه این را میدانیم. اما واقعا یک سمینار یا همایش موفق چه ویژگیهایی دارد و اصلا چگونه و چرا باید همایش برگزار کرد؟ به شکل کلی دلیل برگزاری یک همایش آموزش یا اطلاعات دادن به شرکتکنندگان در رابطه با یک موضوع مشخص است. در این مقاله به نحوه برگزاری یک همایش موفق میپردازیم. با ما همراه باشید.
یکی از گامهای اولیه و اساسی در برگزاری سمینار مشخص کردن هدف آن است. باید بتوانید به این سوال پاسخی روشن بدهید که: چرا داریم این همایش را برگزار میکنیم؟ زمانی که این سوال پاسخ داده شد، باید بدانید که چه انتظاری از سمینار دارید. با توجه به این موارد میتوانید یک برنامه خوب، کامل و عملی برای سمینار بچینید. بسته به هدف، نوع سمینار میتواند خیلی متفاوت باشد؛ مثلا یک سمینار میتواند روی کارگروهی و تیمسازی تمرکز کند، یا موضوعش جشن گرفتن یک اتفاق خاص مثل فروش سالانه بالا باشد، یا میتواند برای آموزش نیروهای استخدامی جدید تعریف شود.
- مشخص کنید که شرکتکنندگان شما چه کسانی هستند
برای برگزاری سمینار باید به چند مورد دقت کنید. اول از همه، باید مشخص کنید که مخاطب هدف شما چه کسانی خواهند بود. این موضوع در برنامهریزی سمینار تاثیر بسیاری دارد. مخاطب هدف شما هر کسی است که موضوع اصلی سمینار مستقیماً او را تحت تاثیر قرار دهد، به او مربوط باشد، یا به آن موضوع علاقه ویژه ای داشته باشد. همچنین میتوانید مشخص کنید چه اطلاعاتی را میخواهید ارائه دهید و چه کسی قرار است آن را ارائه دهد. سپس باید مشخص کنید که چه افرادی مشتاق این اطلاعات هستند و یا به آنها نیاز دارند. و با توجه به محدوده سنی، شغلی و تحصیلات و …، بهترین راه برای انتقال آن اطلاعات به گروه مخاطبین هدف،چه راهی است؟ (پیشنهاد میکنیم مقاله نیکاوند درباره ۶ گروه مخاطبین را حتماً بخوانید)
- پیشبینی بودجه داشته باشید
حالا که مشخص شده هدف شما چیست، بحث سمینار در چه رابطه خواهد بود، و قرار است چه کسانی در سمینار شما شرکت کنند، لازم است که هزینههای برگزاری همایش را کامل بشناسید و برای بودجه خود برنامهریزی کنید و ببینید که از چه منابعی میخواهید آنرا تامین نمایید. در این مرحله شما باید ببینید که نیاز به چه چیزهایی و چه هزینههایی برای دستیابی به اهداف سمینار که در گام اول مشخص کردید وجود دارد. بنابراین لازم است اطمینان حاصل کنید که هزینهها از آنچه پیشبینی کردهاید بیشتر نمیشوند. وگرنه برگزاری سمینار میتواند چالش برانگیز باشد، یا مجبور شوید برخی از الزامات را حذف کنید. پس بهتر است لیستی از تمامی امکانات لازم و ضروری برای برگزاری همایش تهیه کنید و طبق آن بودجه هر آیتم را مشخص سازید. پیشنهاد میکنیم یک محدوده قابل قبول (حداقل و حداکثر) برای هر مورد در نظر بگیرید. کمی بدبینانه پیش بینی کنید تا در عمل دچار مشکل نشوید.
- تاریخ درست و مناسب را انتخاب کنید
حالا زمان آن رسیده که بهترین تاریخ ممکن را برای برگزاری همایشتان مشخص کنید. لازم است تاریخی را انتخاب کنید که تمامی کسانی که برای شرکت در سمینار ثبتنام کردهاند بتوانند حضور پیدا کنند. در رابطه با تاریخهایی که تعطیلات هستند باید دقت کنید که آیا احتمال دارد که شرکتکنندگان اکثرا در تعطیلات و سفر و … باشند یا خیر. همچنین یکی از کارهایی که میتواند کمککننده باشد این است که از شرکتکنندگان بپرسید که چه تاریخی برای آنها مناسب است یا این کار را به صورت سیستماتیک (مثلا از طریق فرمهای آنلاین) انجام دهید. در ضمن سوابق برگزاری سمینارهای قبلی در همین زمینه و موضوع، میتواند راهگشا باشد. معمولاُ برای موضوعاتی که مخاطب های اداری دارد، بهترین زمان روزهای آخر هفته است. و برای وبینارها، بهترین زمان، وسط هفته و در ساعت های خارج از زمان اداری.
- محل مناسبی را انتخاب کنید
به شکل کلی قبل از انتخاب محل، بد نیست بهترین سالنهای برگزاری همایش را بشناسید. اما به طور کلی انتخاب محل مناسب برای برگزاری همایش باید طبق تعدادی معیارهای مختلف انجام شود. اولین معیار گنجایش محل برگزاری است. گنجایش به معنی تعداد افرادی است که یک محل میتواند در خود جای دهد. باید حواستان باشد که با توجه به تعداد افرادی که در سمینار شرکت میکنند، محل خیلی خفه و زیادی شلوغ، یا زیادی خلوت نباشد. حد تعادل بهترین حالت است. مورد دیگری که باید به آن دقت کنید محل سالن از لحاظ جغرافیایی است که باید دسترسیهای مناسبی داشته باشد. مثلا در صورتی که میخواهید سمیناری را برای کارکنان شرکت خود ترتیب دهید، نباید دورترین سالن ممکن از دفتر را انتخاب کنید؛ بخصوص اگر خود افراد هزینه رفت و آمدشان را میدهند. پیشنهاد میکنیم چند گزینه را در نظر بگیرید و سپس حضوراً از محل بازدید کنید. توجه داشته باشید که چند عکس و تعدادی بروشور ممکن است شکل واقعی آن محل و امکانات و بقیه موارد به آن را به شما نشان ندهند. امکانات سالن، جای پارک، وجود فضای لابی برای پذیرایی، نزدیک بودن به پایانه های وسایل نقلیه عمومی، فرم سالن، و … جزئیات مهمی است که هریک میتواند بر حضور یا عدم حضور مدعوین تاثیر بسزایی بگذارد.
